Reklamcılık sektöründe faaliyet gösteren, tanıtımı tasarlayan, bunun için gerekli bütün altyapılarda uzmanlaşmış bireylerin çalıştıkları, sektörün kuruluşlarıdır. Reklam ajansları, tasarımı yapan, uygulanmasını veya yayınlanmasını sağlayan, bu sektörün temel taşlarını oluşturmaktadırlar. Sektörde birbirinden farklı alanlarda uzmanlaşmış, birbirinden farklı yapıda ajanslar bulunmaktadır. Bunların her biri, bu işin farklı bir ayağını oluşturmaktadır. Hemen hemen hepsi sektörün reklamcıları sayılmaktadır. Ama biz normal bir kampanyayı başından sonuna kadar yürütebilen, geniş ölçekli ekiplere sahip bir ajans yapısını ve işlevini inceleyerek, diğer ajans yapılarından da konu bütünlüğünde yer vererek anlatmaya çalışacağız. Öncelikle, reklamcılık sektöründe faaliyet gösteren tüm ajansların, en genel isimlerinden başlayarak;
* Grafik Tasarım, * Açık Hava, * Promosyon, * Organizasyon, * Piyasa Araştırma, * Dijital, * Yapım Ajansları
Genel başlıkları adı altında toplanmaktadırlar. Geniş ölçekli bir tanıtım kampanyasında, bunların hepsine görev düşmektedir. Bunların arasından bazı reklam ajansları, tam hizmet yapabilmektedir. Yani yukarıdaki faaliyet alanlarının hepsini, aldığı kampanya dahilinde yapabilmekte veya yukarıda ismi geçen, ilgili faaliyet alanında çalışan ajanslarla, ilgili faaliyette anlaşma yaparak yaptırabilmektedir. Tam hizmet kuruluşunda bulunan, birimleri tanımlamak istersek; Halkla ilişkiler birimi bulunmaktadır. Bu birim kendi ajansları ile firmalar arasında köprü görevi görmektedirler. İşi alır ve çalışmaların kolayca yürütülmesini sağlar. Halkla ilişkiler birimi, önemli görevleri yerine getirmektedir. Bu noktada, bu işin önemini, getireceği faydaları firmalara aktarırlar. Ayrıca, firmaların tanıtıma ayırmaları gereken bütçenin, ulaşmak istedikleri noktalar açısından önemini kavramalarını sağlamaktadırlar. Planlama ve Proje Birimi ise; firmanın analizini yaparak, mali durumlarını, amaçlarını gerçekleştirebilmeleri için, gerekli kampanyanın nerede, nasıl, hangi mecraları kullanarak, yapılabileceği noktasında planlama yapmaktadırlar. Bu planlama, stratejik yapılmaktadır. Maliyet hesaplarıyla birlikte, bütün kampanyayı başından sonuna, en ufak ayrıntısına kadar kalem kalem çıkarılmaktadır.
Medya ve İçerik Birimi; belirlenmiş bütçe dâhilinde, hangi medya mecrasının kullanılması gerektiğini belirlemektedir. Belirlenen medya araçlarının, hangi sürelerde, kaç gün kullanılacağını ve bunların maliyetini belirler. Tasarım Ekipleri; bu birimin içerisinde bulunan ekipler, stratejik noktada bulunmaktadır. Bunların içerisinde, grafikerler, yaratıcı tasarımcılar, metin yazarları, sanat yönetmenleri, kreative direktörler, sektörel fotoğrafçılar bulunmaktadır. Bunların hepsi, bir kampanyada tasarlanması gereken, bütün tiplerin ve filmlerin tasarımından sorumludurlar. Piyasa Araştırma birimi; piyasa araştırmalarından sorumlu ekiplerden oluşmaktadır. Toplum analizleri yapan bu ekip, kampanyanın bütün sürecini belirleyen, en önemli sonuçların elde edilmesini sağlamaktadırlar.
Bu noktada, ajansta çalışan bu birimlerdeki kişilerin hepsi, ya ilgili bölümlerin eğitimini alarak, biraz da piyasa deneyimlerinde uzmanlaşmış kişiler olmaktadırlar. İlgili eğitimleri almayan kişiler ise, yıllarca sektörde çalışmış, temelden yetişmiş kişilerden oluşmaktadırlar. Sektörün yapısını, sorunlarını, gelişimlerini adım adım takip eden, zihinleri açık kişiler olmaktadırlar. Her ne kadar kendi alanlarında çalışıyor olsalar da, bu işin izlediği bütün süreçleri bilmekte ve neyin ne olduğunun farkındadırlar.
Tam hizmet reklam ajansları, kampanya sürecini, firmadan aldığı öngörüler ve istekler dahilinde başlatmaktadır. Buradaki sunum, kampanyanın en önemli başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Burada, firma sunumunda, bu alana yatırım yapma nedenlerini anlatmaktadır. Ulaşmak istediği noktaları, geçmişten bugüne geldiği noktaya kadar ki çalışmalarını ve sonuçlarını, firmanın özellikleri, vizyonu ve misyonunu ayrıntılarıyla anlatmaktadır. Bu tip sunumlar, ajansın yönetici ve ilgili uzmanları ile firmanın ilgili birimleri yüz yüze bulunmaktadır.
Ajans verilen sunumdan sonra, yapacağı kampanya için, toplum analizlerini yapmaktadır. Toplum analizlerinde, firmanın serbest piyasa içerisindeki yerini, Pazar payını, hedef kitlenin bilincindeki yerini, hedef kitlenin beklentilerini, özlemlerini, marka bilinirliğini kısaca, toplumu nicel ve nitel yönden incelemektedir. Ajans buradan elde edilen sonuçlarla, bilimsel disiplinlerin verilerini birleştirerek, yapılması gereken kampanyanın stratejik planlamasını yapmaktadırlar. Bu noktada elde edilen veriler; firmanın sunum verileri, toplum analiz verileri, bilimsel disiplinlerin verileri olmaktadır. Burada zaten, tanıtımın hangi temayı işlemesi gerektiği ortaya çıkmış olmaktadır. Belirlenmiş olan ana temanın, filmde işlenmesi planlanmışsa, ajans yapım firmasıyla görüşmektedir. Yapım firması, cast hizmeti vererek, yani oyuncu, malzeme araç-gereç, ses, müzik v.s. seçip temin etmekte ve kullandırmaktadır. Ayrıca yapım firması, filmin çekimlerini de yapmaktadır.
Ajansın yaptığı stratejik planlamaya bağlı olarak, eğer açık hava çalışmaları yapmayı planladıysa, bu alanda faaliyet gösteren ajansla, eğer promosyon ürünü üretmeyi planladıysa veya organizasyon, veya internet alanında tanıtım yapmayı planladıysa, bu alanda faaliyet gösteren reklam ajanslarıyla anlaşmalar yaparak, bunların gerçekleşmesini sağlamaktadır. Tasarım ekipleri her mecraya uygun, aynı temaları işleyerek, tasarımlar hazırlamaktadırlar. Yukarıda bahsettiğimiz ve genel isimlerini verdiğimiz kuruluşların birbirinden farklı faaliyet alanları bulunmaktadır. Örneğin açık hava ajansları, birbirlerinden farklı mecraları üretebilmektedir. Kimisi tabela işlerini, kimisi billboard işlerini, kimisi tanıtım levhalarını üretmektedir. Bunlardan bazıları, baskı işlerini yapmaktadır. Bayrak, flama, şapka, tişört baskılarını yapmaktadır. Bunların hepsini, tam hizmet ajansı, planlama dahilinde bularak, bölgesel kampanyanın bütünlüklü olarak yapılmasını sağlamaktadır.
Reklam ajansları, sektörünün her hangi bir ihtiyacı doğrultusunda, küçük bir alanda faaliyet gösterse bile, reklamcılığın diğer alanlarında yapılan çalışmaların bilincinde olmaktadır. Yani hemen hepsi, bir kampanyanın, tüm süreçleri konusunda uzmanlaşmışlardır. Fakat tam hizmet ajansı değillerdir. Tek bir faaliyet alanı belirlemiş ve bu noktada hizmet vermektedirler. Bunların içerisinde, malzemelerini, ürünlerini tasarlayanlar veya satışını yapanlarda bulunmaktadır. Bunlar da aynı kapsamda, yani sektörde bulunan ajanslardır.