Reklam Ajansı Sözleşmesi

Reklam ajansı, piyasada bulunan kurum ve kuruluşların ürün ve hizmetlerini hedef kitlelerine tanıtma işini yani tanıtım işini aldıkları zaman, o firma ile anlaşma yada sözleşme yapar. sözleşme işin aldığına, maliyetinin miktarına, başlangıç ve bitiş zamanlarına, her iki tarafın ahlaki ve yasal çerçeve içerisinde hareket edeceklerine dair mutabakat sağlayan resmi belgedir. Bu noktada birbirinin aynısı olmasa bile pek çok sözleşme örneği piyasa bulunmaktadır. Biz burada Ankara reklamcılar derneğinin sözleşme örneğini kullanacağız. Derneklerin, sivil toplum kuruluşu olmasından kaynaklı, toplumu ilgili sektöre karşı, sektörü kendi aralarında daha ileriye götürmek, büyümesini ve uzmanlaşmasını sağlamak üzere çalışmalar yapmasından kaynaklı, en güvenilir sözleşme örneğinin onlara ait olabileceğini sanıyoruz. Firma-Reklam Ajansı Hizmet ve İşbirliği Sözleşmesi Amaç : Firma – Ajans ilişkisinin sağlığı ve verimliliği, toplam kalite anlayışının giderek daha da yaygınlaşmasına paralel olarak, hizmet/iş alış ve verişin uzun vadeli iş ortaklığı olarak benimsenmesine, en yüksek profesyonel standartlara bağlılığa, karşılıklı saygı ve güvene, dürüstlük ve samimiyete her zamankinden de fazla bağlı hale gelmektedir. Bu durum, ilişkinin nasıl sürdürüleceği, reklam ajansı çalışmalarının neleri kapsayıp neleri kapsamayacağı, bu çalışmaların nerede ve nasıl kullanılacağının tanım ve koşullarının yazılı olarak düzenlenmesini gerekli kılmaktadır. Bu sözleşme Firma-Ajans ilişkisinin temel ilkelerine, ticari ve hukuki açıklık getirmek amacıyla hazırlanmıştır. Sözleşmenin tarafları: ................................................... A.Ş. (firma olarak anılacaktır) .................................................. A.Ş. (Ajans olarak anılacaktır) 1. Konu ve Kapsam: Firmanın ..............................ürününün/hizmetinin tantımı için; · verilecek hizmetlerin tanımlanması ve ne şekilde işletileceği, çalışma şekil ve koşulları, üretilen tanıtım eserleri üzerindeki hakların sahipliğinin belirlenmesi bu Sözleşme’nin konusunu oluşturur. 2. Tarafların Yükümlülükleri: Ajans, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda firma ile tam bir işbirliği içinde çalışmayı, verdiği hizmetin kalitesini korumak ve yükseltmek için her türlü çabayı göstermeyi, firmanın onayı olmaksızın, tanıtımını yaptığı ürün ve hizmetlerle doğrudan rakip durumda olan başka ürünlerin tanıtımını yapmamayı; Firma ise, anlaşma kapsamı doğrultusunda Ajans'la her alanda işbirliği yapmayı, özellikle doğru ve eksiksiz bilgi vermeyi, tanımlanan hizmetin yürütülmesinde Ajans'ı tek sorumlu olarak görmeyi; kabul ve taahhüt eder. 3. Tasarıma Güvenin Sağlanması: Tanıtımın topluma ve tüketiciye karşı ortak sorumluluğunu taşıyan firma ve Reklam Ajansı olarak taraflar, kurulmuş özdenetim mekanizmasını destekler. Uluslararası Reklam Uygulama Esasları'na uymayı ve bu esaslara dayanarak verilmiş Reklam Özdenetim Kurulu kararlarına saygılı olmayı taahhüt eder. Bu anlayış içinde, firma ürün veya hizmeti hakkında Ajansı'na her türlü bilgi ve veriyi sağlar, Ajans da bu verilere dayalı doğru ve dürüst çalışma üretir. 4. Gizlilik: Ajans, firmadan aldığı ve/veya firma adına yürütülen ve karşılığı firma'ca ödenen araştırmalardan elde ettiği bilgileri, firmanın izni olmadan hiç kimseye vermemeyi/paylaşmamayı taahhüt eder. Firma isterse, işin gerçekleştirilmesinde görev alan üçüncü kişilerden de bu taahhüt Ajans aracılığıyla alınır. Bu taahhüt, anlaşma bittikten sonrası için de geçerlidir. Aynı şekilde, firma da Ajans tarafından kendisine sunulan konsepti, metni, tasarımı vb. yaratıcı çalışma ürünlerinin gizliliğine uymayı, kabul edilmeyenleri kullanmamayı ve üçüncü kişilerle paylaşmamayı taahhüt eder. 5. Ajans Hizmetleri: Bu maddede sayılanlar tam hizmet ajansı standart hizmetlerini içermektedir. Ancak firma, pazarlama iletişimi konusundaki ihtiyaçlarını farklı uzmanlık kuruluşları (medya, promosyon ajansı, CRM, matbaalar v.b.) ile karşılamayı düşünüyorsa bu maddeler eklemeler ya da çıkarmalarla değiştirilebilir. Bu maddeler standart hizmetleri içermektedir. Sözleşmenin tarafları işbirliği hizmet kapsamını, maddeler üzerinde tek tek karşılıklı anlaşarak belirlerler. Ajans; a. Firmanın kuruluşunu, işlerini; işleyişini, ürün ve hizmetleri ile bunların mevcut ve muhtemel pazarını, rakiplerini, sürekli izler, ayrıntılı bilgi edinir, analiz eder. b. Firmanın tanıtım ihtiyacını saptar. Buna uygun iletişim stratejisi ve planını, bunun ayrılmaz birer parçası olarak entegre iletişim planlarını (direct mailing, promosyon, vb) hazırlar. c. Tanıtım fikri ve mesajlarını oluşturmak, tasarım ve taslakları hazırlamak anlamında yaratıcı çalışmaları yapar. d. Medya strateji, planlama, satın alma ve izleme işlerini gerçekleştirir (yurtiçi ve yurtdışında etkin medya planları hazırlamak ve ekonomik medya satın alma formülleri geliştirmek, uygulamak, vb). e. TV/sinema filmi, basın ilanı, basılı malzeme, fotoğraf, açıkhava, radyo tanıtım malzemesi, POP, hediyelik eşya gibi tanıtım ürünlerinin tasarlanmasını ve ajans içi ve dışı yapımlarını gerçekleştirir. f. Çeşitli tanıtım, pazarlama, diğer iletişim faaliyetleri ve açıkhava etkinliklerinin organizasyonunu yapar ve satış teşkilatı toplantılarına katkıda bulunur. 6. Onay, Yetki, Değişiklik/Düzeltme: 5'inci maddede belirtilen hizmetler ve işler firmanın onayı olmadan başlatılamaz. 6.1. Onay : Ajans, bir kampanya için firmanın genel onayını aldıktan sonra, aşağıdaki her bir çalışmayı özel onaya sunar. - Tanıtım metni, tasarım, grafik, modeller, storyboard ve/veya senaryo - Zaman, yer ve bütçeyi kapsayan medya planları - Tanıtımın çeşitli kalemlerine ilişkin (tasarım, film yapım, fotoğraf çekim ve her türlü uygulama, baskı,vb) üretim maliyet tahminleri Onay, önceden ya da sonradan yazılı olarak verilmiş veya telefon notu ya da toplantı notu biçiminde yazılı olarak teyid edilmiş olmalıdır. Bu yazılı notlara tarafların belirleyeceği süre içinde itiraz edilmediği takdirde firma'ca onay verildiği kabul edilir. Yazılı onayların işin başlamasından önce verilmesi asıldır. İvedi işlerde zaman darlığı nedeniyle istisnai olarak verilen sözlü onayların yazılı teyidi mutlaka iş bitmeden önce verilecektir. 6.2. Yetki: a. Baskılı işlerde metin, tasarım ve tasarım bedelinin onaylanması, Ajans'a, orijinal hazırlama ve ilgili çalışmaları yapma (foto çekimi vb.) konusunda yetki verir. Orijinalin ve tahmini üretim maliyetinin onaylanması ise baskıya geçme yetkisini kazandırır. b. Televizyon, sinema ve radyo senaryolarının tahmini film program yapım maliyeti ile birlikte onaylanması, Ajans’a, yapım kontratları ve oyuncularla sözleşme yetkisini, ses kaydı ile birlikte filmlerin ve yayın programının onaylanması ise onların yayın yetkisini verir. c. Basın kampanyalarının mecralardaki yayın programının, maliyet tahminlerinin ve ilanların onaylanması ile Ajans ilgili mecralarda yer ayırtma ve ilanların yayınlanması konusunda gerekli düzenlemeleri yapma yetkisini kazanır. Ajans, mecra tarifeleri veya koşullarında yayın organlarınca yapılan herhangi bir değişikliği firmaya zamanında bildirir. d. Diğer işlerde (tabela, hediyelik vb.) tasarım ve/veya örnek ve tahmini maliyetin onaylanması, üretim/satın alma konusunda Ajans'a yetki verir. Hangi işlerde kimlerin onay vermeye yetkili oldukları firma tarafından bu sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte Ajans’a yazılı olarak bildiriler. Onay yetkililerindeki değişiklikler bildirilmediği takdirde Ajans sorumlu tutulmaz. Ajansa yetki kazandıran bu onaylar, ajansın firmaya karşı sorumluluğunu ve onun çıkarlarını koruma konusundaki taahhüdünü ortadan kaldırmaz. 6.3. Değişiklik, Düzeltme ve Hatalar: Firma, medya planları veya yürürlükteki çalışmalar konusunda herhangi bir değişiklik, düzeltme, iptal veya erteleme isteğinde bulunduğunda Ajans, mecralar ve aracılarla olan iş akitlerinden doğan zorunluluklarına uygun olarak, bu isteği yerine getirmeye çalışır. İptal veya düzeltme nedeni Ajans'tan veya Ajans’ın bağlantı kurduğu üçüncü kişilerden kaynaklanmıyorsa veya Ajans açısından bir mücbir sebebe dayanıyorsa, firma, ajansın üçüncü kişilerle iş bağlantılarından doğan harcama ve yükümlülüklerini karşılamayı kabul eder. Firma, yukarıda belirtilen gerekçelerle yapılan iptal ve düzeltmelerden doğan harcama ve yükümlülüklerle ilgili olarak, ayrıca ajans hizmet payı öder. Ancak, üretilen tanıtım materyelinin kullanılmayacağına firma ve Ajans anlaşarak birlikte karar verirlerse, firma tanıtımın maliyetini öder, ajans hizmet payını ödemez. Bu maddedeki hata ya da düzeltmelerden kaynaklanan ek giderler sigorta ettirilmiş ise, sigorta ettirilen kısım için firmanın ödeme yükümlülüğü ortadan kalkar. 7. Ajans Komisyonu ve/veya Ücretinin Kapsamı ve Uygulaması: Ajansın, firma için, sorumluluk alarak yaptığı ve/veya yaptırdığı hizmetler karşılığında tatmin edici bir gelir sağlaması temel koşullardan biridir. Bu gelir, *Komisyon *Sabit ücret *Proje bazında ücret *Harcanan zaman bazında ücret *Minimum ücret garantisi türlerinden biri veya bunların birkaçının birlikte uygulanması şeklinde olabilir. “Performansa Odaklı Değerlendirme”, kararlaştırılan ücretlendirme biçimine ek olarak ayrıca uygulanabilir. A)Komisyona tabi giderler: a-Yayın Giderleri: * Mecralara ödenen net net yayın ücretleri (açıkhava mecrasındaki satın alma ve yer kiralama ücretleri, afiş yapıştırma, ilan dağıtım giderleri, radyo ajanslarına yapılan ödemeler vb. dahil) b- Yapım Giderleri: * Basın ilanları (gazete, dergi vb.); her türlü basılı malzeme (afiş, afişet, pankart, broşür, katalog, kitap, dergi, yıllık rapor, takvim, ajanda, çıkartma, etiket vb.); açıkhava malzemesi (bilboard, duvar- yol panoları, stad panoları, ışıklı tabela, bez afiş, bayrak, flama, hediyelik eşya, vb.); TV, sinema filmleri, radyo programları ile ilgili her türlü yapım giderleri c- Diğer Giderler: * Sponsorluk, satış noktası tanıtımı, event organizasyonları, doğrudan postalama, pazarlama, tüketici ve satış promosyonları, tanıtımı tamamlayıcı diğer pazarlama ve iletişim faaliyetlerinde önceden önerilen ve onaylanan fiyat ve ücretler * Araştırma giderleri (stratejik araştırmalar, tüketici davranışları, ürün kabulü ve pazar araştırmaları vb.) B) Komisyon uygulanmadan fatura edilecek giderler: * Vergiler, * Firmanın işi için yapılan şehirlerarası ve yurt dışı seyahat giderleri. C) Fatura Edilemeyecek Giderler: * Ajansın genel yönetim, personel eğitimi, mesleki toplantı giderleri ile firmaya daha kaliteli hizmet sunabilmek için sektörleri ve rakipleri izlemek, tanımak, analiz etmek vb. açılarından yapılacak çalışmalar, araştırmalar ve değerlendirme raporları ile ilgili giderler, D) Barter Anlaşmaları: * Tanıtım yayın ücretinin firmaca mal karşılığında ödenmesi (barter) söz konusu olduğunda, firmaya uygulanan yayın tarifesi veya tarafların üzerinde anlaşacakları bedel üzerinden komisyon ödenir. 8. Ödemeler: Ajans ilke olarak, kendi hizmetini finanse eder, firmanın tanıtmını finanse etmez. Öte yandan firmanın kendi işi için yaptığı ödeme, Ajans'ın ya da bir başka firmanın finansmanında kullanılamaz. firmaca doğrudan veya firmanın onayı ile Ajans tarafından mecra kuruluşu ile yapılmış anlaşmada belirlenen ödeme zamanları ve koşulları aynen uygulanır. Yapım, satın alma, organizasyon vb. işlerde; gerek ana para gerek avans ödemelerinde yine firmaca doğrudan veya firmanın onayı ile Ajans tarafından yapılan yapılmış anlaşmadaki ödeme zamanları ve koşulları aynen uygulanır. Avanslar için ayrıca 6.1. Madde gereğince alınacak maliyet tahmini onayında belirtilmesi koşulu aranır. Ödemelerde gecikme halinde uygulanacak vade farkı oranı aylık % ....’dır. Yapımı uzun süren işlerde kısmi fatura çıkarılabilir. Gelecek takvim yılına ertelenen işlerin içinde bulunulan yılda yapılan harcamaları yıl sonunda fatura edilir. Ajans tarafından üçüncü kişilere yaptırılan işlere ait fatura ve harcama belgeleri istendiğinde Ajans faturası ile birlikte firmaya gönderilir. 9. Muhasebe Kayıtları: Ajans ve firmanın hesap mutabakatı sağlanması bakımından her iki taraf da karşılıklı azami kolaylığı gösterir. Ajans'ın firmayla ilgili çalışmalarının muhasebe kayıtları önceden haber verilmek koşulu ile firma yetkililerine açık olacaktır. 10. Malzemenin ve Bağlantıların Devri: Mecralara teslim edilmiş olanlar dışındaki tanıtım malzemesi, anlaşmanın sona ermesini müteakip firmaya iade edilir. Anlaşmanın yürürlüğü süresince bu malzeme firmanın kabulü halinde Ajans tarafından 1 yıl saklanır, sonra tarafların mutabakatıyla imha edilebilir. Ayrıca, anlaşma sona erdiğinde, cari hesap bakiyesinin firma tarafından ödenmiş olması kaydıyla, mecralarda ayrılan yer veya süreler ile üçüncü şahıslara verilmiş olan siparişler, yapılmış bağlantılar ve anlaşmalar ile bunlardan doğan hak ve yükümlülüklerin devredilmesi konusunda Ajans her türlü işbirliğini taahhüt eder. 11. Hakların Geçerliliği: Ajans’ın Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (FSEK) gereğince sahip olduğu veya üçüncü kişilerden sözleşmelerle devraldığı mali haklar, bu sözleşmede belirlenen ücretin ödenmesi koşulu ile ve bu ücret ödendiği sürece, Firmanın kullanımına açık olacaktır. Firma bu mali hakları devralmak isterse Ajans ile ayrıca makul bir bedel üzerinde anlaşmak zorundadır. Yukarıda anılan, kullanımı yada devri söz konusu olan haklar, a) Emredicilik kriteri izin verdiği ölçüde FSEK’in 14,15,16,17. maddelerindeki eser sahipliği b) 20, 21, 22, 23, 24 . maddelerindeki mali haklardır. Ajans dışarıya yaptırdığı işlerde, varsa bu tür mali hakları, firmanın kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür. 12. Yasalar Karşısında Sorumluluk: Sözleşmenin tarafları yasaların öngördüğü yükümlülüklerinin sorumluluğunu taşırlar. Ajans’ın bu sözleşme ile yüklendiği sorumluluk; tanıtımı hazırlarken ya da hizmet verirken firmaya herhangibir yaptırım uygulanmaması için gereken özeni göstermektir. 13. Üçüncü Şahıslarla İlişkiler: Tanıtım mecralarıyla veya dışarıya yaptırılan işler için üçüncü kişilerle kurdukları ilişkilerde, firma ve Ajans bu Esaslar'da belirtilen haklarını ve çıkarlarını karşılıklı olarak korurlar. 14. Anlaşmanın Sona Erdirilmesi: Firma ile Ajans arasındaki anlaşma taraflardan birinin diğerine yazılı bildirimi ile bildirim tarihinden itibaren 90 günlük ihbar süresi sonunda karşılıklı olarak feshedilir. Böylece bir durumda yürürlükte olan işlerin bitirilmesi, karşılıklı mutabakatla düzenlenecek bir protokol ile yürütülür. Böyle bir bildirim olmadığı sürece de yürürlükte kalır. Bu maddedeki ihbar süresine uymayan veya başka haksız nedenlerle sözleşmeyi fesheden, karşı tarafın zararını ödemeyi kabul ve taahhüt eder. Zarara, mahrum kalınan kazanç dahildir. 15. Süre Bu Sözleşme imza tarihi olan ......................... tarihinden itibaren ........... yıl sürelidir. Bitiminden 90 gün önce feshi ihbar edilmedikçe birer yıl süre ile uzamış sayılır. 16. Uyuşmazlıkların Çözümü: (İstanbul Mahkemeleri ya da Tahkim’den hangisi tercih ediliyorsa yazılacak.)