Reklam Ajansı Görev Tanımları

Bir Reklam Ajansının Organizasyon Şemasında Yer Alacak Birimlerin Görev Tanımları Müşteri İlişkileri: Reklam ajansı ile firma arasında ki bağı oluşturan birimdir. Firmanın tüm işlerinin ajanstaki takibinden ve ajansın hazırladığı çalışmayı müşteriye sunumundan sorumludur. Aynı zamanda işin mali ve arşiv (ajans ile müşteri arasındaki her türlü belge saklanma ve her görüşme kayıt altına alınmalıdır.) kısmından da sorumlu olduğu için muhasebe ve finansman ile arşiv bölümleriyle de işbirliği içinde olmalıdır. Müşteri ilişkileri elemanları ajansın müşteri portföyünü geliştirmesi, imajını koruması ve güçlendirmesi için çalışır. Bu yüzden Müşteri Temsilcisi, dış görünümü ve davranışları ile ajansı temsil eder bir görünüm içinde olmalıdır. Müşteri İlişkileri bölümünde, 1-Yönetim Denetçisi  (Management  Supervisor) 2- Müşteri Birimi Denetçisi  (Account  Supervisor 3- Müşteri Birimi Yöneticisi  (Account  Executive)  4- Müşteri Birimi Yöneticisi Asistanı  (Assistant  Account  Executive) unvanlarıyla çalışanlar olabilir her birinin görev tanımları net olarak yapılmalıdır. Yaratıcı Birim (Kreatif): Müşteri tarafından arzulanan tanıtım için ortaya atılan fikirleri (Kreatif brief) çarpıcı bir fikre dönüştüren ve bu fikrin uygulamalarını tasarlayan gruptur.  Bu grup içinde sanat yönetmenleri, metin yazarları ve grafikerler vardır. 1-       Sanat Yönetmeni (Art Director): Uygulanabilirliliği olan yaratıcı bir fikir oluşturur ve marka kimliği ve değeri konularında tutarlı olacak şekilde bu fikrin sunumunu yapar. Belirlenen tarihler arasında işin eksiksiz ve her iki tarafı da memnun edecek şekilde tamamlanmasını sağlar. 2-       Metin yazarı: Yaratıcı fikir oluşturulmasında katkıda bulunur, belirlenmiş ve onaylanmış yöntemlere uygun olarak bu fikri yazıya döker. Yazım ve dizgi hatalarından sorumludur. 3-       Grafik Ekibi: Yaratım işinin başından sonuna kadar grafik işlerinden, işlerin koordinesinden ve basıma gidecek malzemelerin kontrolünden sorumludur. Stratejik Planlama: kampanyanın hedef kitlesinin belirlenmesi, bu hedef kitlenin beklenti, istek ve ihtiyaçlarının tanımlanması, bu tanımlamaya uygun kreatif brief in yazılıp son şeklini almasından sorumlu gruptur. Ayrıca tanıtım yayınından önce ve sonra tüketici araştırmaları yaparak öneriler geliştirir. Mali ve İdari İşler Bölümü: Mali yönden, reklam ajansının, ödeme ve tahsilâtlarını planlayan, ajansın birikimini değerlendiren ve kanuni olarak tutulması zorunlu olan kayıtları tutan bölümdür.  İdari olarak ajanstaki çalışma ortamı için gerekli uygun şartları sağlamak, idari ihtiyaçları temin etmek, çalışma gruplarınca sonuçlandırılacak işleri zamanında yerine ulaştırmak, yapılacakları organize etmek, çalışma ortamının rahat, konforlu ve güvenli olmasını sağlamakla görevli bölümdür. Prodüksiyon: Hazırlanan tasarımlarda kullanılacak filmlerin yaratıcılık, kalite ve maliyet açısından mükemmel olmasını sağlamak için prodüksiyon şirketinin seçiminden, bu seçimde kullanılacak kriterlerin belirlenmesinden, maliyetinden ve filmin ve ya fotoğrafın çekimlerinin en iyi şekilde sonuçlanmasından sorumlu gruptur. Tüm bunlarla ilgili toplantı tutanaklarını da arşivler.  Basılı İşler: Basılı malzemelerin, baskı tekniği ve renk özellikleri açısından mükemmel olması için çalışan ve maliyetlerinin uygun olmasını temin etmekle sorumlu gruptur. Medya Planlama: Hedef kitleye mesajın en etkili biçimde ulaştırılmasından sorumludur.  Medya çalışmaları planlama, satın alma ve araştırma olarak üçe ayrılır: 1-       Medya Planlamacısı  (Media  Planner): Hangi ortamın veya medyanın kullanılacağından bunun zamanlamasından, ne kadar süre ile ve ne kadar maliyetle kullanılacağını belirlemekten sorumludur. 2-       Medya Satın alıcı  (Media Buyer):  Hangi medya mecrasının ne kadar bütçe ile kullanılabileceğini saptar ve müşteri tarafından onaylanan plana uygun olarak medyayı kullanmaktan sorumludur.  3-       Medya Araştırması  (Media Research):  Birçok medya planlama bölümü,  medya bilgilerini değerlendirmeye tabi tuttuğu bir araştırma bölümüne sahiptir.  Bu bölüm, medya araştırma müdürünün hazırladığı;  belirlenen mecralarda hedef kitle bazında hangi dönemde, hangi yoğunlukta, hangi ulaşım maliyetiyle ve hangi satın alma avantajlarıyla var olunacağı ile izleyici veya dinleyici kompozisyonu, programların izlenme oranlarının saptanması,  gelecekteki maliyetlerin tahmini araştırması gibi işler üzerinde yoğunlaşmıştır. Bilgi İşlem:  Bu bölümün amacı, ajans içinde bilgi akışını organize etmek, gerekli yazılım ve donanım ekipmanlarını kanuni yollardan temin etmek, çalışanları konusunda eğitmek ve yedekleme işini yapmaktır. İnsan Kaynakları: Bu bölüm, ajans organizasyonu ve görev tanımlarını güncel tutar. Reklam ajansının insan kaynakları politikasının hazırlanmasında, eleman seçimi, eğitimi, izlenmesi ile uygulamalar hakkında yöneticileri yönlendirmek ve çalışanları bilgilendirmekle görevlidir. Eğitim ihtiyaçlarını ve kariyer gelişim planlarını hazırlar. Trafik: Kısaca görev tanımı reklam ajansının içinde doğru materyalin, doğru araçla, doğru zamanlamayla, doğru yere ulaşmasını sağlamaktır. Trafik bölümü ajansın can damarıdır ve çalışanları ajansta tüm olup biteni takip altında tutar. Arşiv: Hazırlanan çalışmaların, temiz ve düzenli bir şekilde saklanmasını, gerektiği zaman bu bilgilere ulaşma izni olan kişilerce kolaylıkla bulanabilmesini sağlayan bölümdür.    Tüm bu birimlerin yanı sıra yardımcı birimlerin ajansın yüzü olma konusunda etkisi göz ardı edilemez. Bunlardan en önemlileri; 1-       Santral görevlileri ve resepsiyonistlerdir; ajansın dış dünyayla ilk teması ve ilk izlenimi bu şekilde olmaktadır. Santral görevlileri ve resepsiyonistlerin görsel ve işitsel olarak donanımlı olmaları ajansın ne kadar verimli iş üretebildiği, ne boyutta profesyonel olabildiği konusunda müşteriye bilgi verecektir. Dikkat edilmesi gereken ilk konu, müşteriye önemsendiğinin hissettirilmesidir. 2-       Yönetim Sekreterliği; Yönetimin, tüm randevularının, telefon görüşmelerinin ve yazışmalarının, toplantı organizasyonlarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlayan birimdir.