Promosyon, kelime anlamı itibariyle, arttırma, çoğaltma olmaktadır. Fransızcan dilimize geçmiş bir kelimedir. Promosyon reklam ajansları, firmaların, marka bilinirliğini arttırma amacıyla yaptırmak istedikleri, promosyonel tanıtım çalışmalarını yapan, bu anlamda, firmaların taleplerini karşılayan, sektörün kuruluşlarının bir bölümünü oluşturmaktadırlar. Bu ajanslar, insanların günlük yaşamlarında faydalanabilecekleri, uzun süreler boyunca kullanabilecekleri ürünleri bulmaya ve üretmeye çalışmaktadırlar. Bu alanda kullanılmak üzere bulunan kimi ürünler, senelerce insanlarda kalabilirken, kimisi kısa bir dönem kalabilme özelliğine sahip olmaktadır. Firmalar, bu tip ajansları, genellikle markalaşma yolunda ilerleyebilmek için, böyle bir çalışmaya karar verdiğinde kullanmaktadır. Promosyon reklam ajansları, firmanın istediği veya tercih ettiği promosyon ürününün üretilmesini sağlamakta ve yapılan anlaşmaya bağlı olarak dağıtımını üstlenmektedir. Firmaların, promosyon ürünleri, normal zamanlarda bir kampanya, indirim v.b. olaylarında yaparlarken, genellikle, yılbaşlarında daha fazla yapmaktadırlar. Normal zamanlarda da, firmalar promosyona karar verebilmektedir.
Bu ajanslar bünyelerinde, müşteri temsilcilerini, halkla ilişkiler birimlerini, araştırma geliştirme birimlerini, grafik tasarımcıları, muhasebe ve sekreterleri bulundurmaktadır. Müşteri temsilcileri, firmalar ile promosyonu üreten arasındaki aracı olmaktadır. Müşteri temsilcileri, pazarlama iletişimi anlamında uzmanlaşmış kişilerdir. Firmaların promosyonel siparişlerini alır ve ajansa götürür. Müşteri temsilcisinin yönetiminde, tanıtım çalışması ve ürünün üretilmesi yapılır. Bu noktada sorumlu kişi müşteri temsilcisi olmaktadır. Halkla ilişkiler birimi de, firma ile ajans arasındaki iletişimi sağlar, fakat bu noktada, iki firma arasındaki ilişkinin güçlenmesi ve sürdürülebilmesi bağlamında kullanılmaktadırlar. Halkla ilişkiler birimi, aynı zamanda, dağıtımı yapılacak ürünün, dağıtım kanallarını araştıran ve denetleyen ekip olmaktadır. Grafik tasarımcılar, üretilen ürünün üzerine uygulanacak, tanıtımın tasarlanmasından sorumludurlar. Promosyon reklam ajansının içerisindeki araştırma geliştirme birimi ise, yeni promosyon ürünlerin bulunması ve bunların üzerinde yapılabilecek yaratıcı özelliklerin ortaya çıkarılmasından sorumludurlar.
Promosyon tasarımları, marka bilinirliğini arttırmaktadır. Bu noktada üretilen ürünler, tüketicilerin ellerinde, senelerce kullanılabilmektedir. Firmalar üretilen ve dağıtılan ürünün özelliklerine uygun olarak, tasarımları şekillendirmektedir. Ürünün yüzeyine veya görünen bir tarafına, baskı yapılabilecek alanına bağlı olarak; marka ismini ve logosunu, ürün ve hizmet fotoğrafları ile isim ve logosunu, sloganlarını, markayı sembolize eden karakter ve sloganı veya sadece logosunu kullanabilmektedir. Firmaların, bu anlamda, bugüne kadar kullandıkları promosyon ürünleri; kalem, çakmak, defter, ajanda, duvar takvimleri, masa üstü takımları, cüzdanlar, şapka baskıları, tişört baskıları, anahtarlıklar olmaktadır. Günümüzde, bu alanda kullanılan promosyon ürünleri çoğalmaktadır. Tanıtım ajansları, bu alan üzerinde çalışmalarını sürdürmektedir. Yeni ve promosyon olarak kullanılabilecek ürünlerin bulunmasını ve kullanılmasını sağlamaya çalışmaktadırlar.
Firmaların, en azından senede bir kez, promosyon ürünlerini bu amaçla kullanması, onun markalaşma yolundaki hızına olumlu yönde etki etmektedir. Çünkü, bu tür ürünlerin kullanımı, marka ile tüketici arasında bir bağ oluşturmakta ve onunla bütünleşmelerini sağlamaktadır. Uzun zaman boyunca aynı ürünü, tüketicinin yanında taşıması, kullanması, yaşamının bir parçası haline gelmesini sağlamaktadır. Hem tüketicinin kendisi hem de çevresi, ürünle beraber markanın tanıtımlarını görmekte ve etkileşim sağlamaktadır. Kullanılan bazı promosyon ürünleri, kişiden kişiye dağılma özelliğine sahip olmaktadır. Bunlardan kalem, çakmak, anahtarlık, şapka v.b. bu özelliği taşımaktadır.bunlar ayrıca bu özellikleriyle de firmaya avantaj sağlamaktadır.
bu tip ürünlerle ilgilenen ajanslar, bu konuda sürekli kendilerini geliştirmekte ve yeni yeni promosyon mecraları üretmektedirler. Örneğin günümüzde, markalar, küçük bir büfenin veya bir dağıtım kanalının, bir kafenin, bir satış noktasının veya bunlara benzer, potansiyel tüketicilerin sık uğradıkları yerlerin masa, sandalye örtülerine tasarımları bastırmakta ve ücretsiz dağıtmaktadır. Bunların kullanılmasını sağlamaktadır. Bunların yanında gene aynı yerler için, soğutma dolaplarını, marka tasarımlarıyla donatarak verebilmektedir. Bunların hepsi, promosyon reklam ajanslarının ürettikleri, yaratıcı fikirlerin, markalar tarafından kullanılmasıyla ortaya çıkmaktadırlar. Diğer bir promosyon çalışma örneklerinden biri de, şemsiye veya güneşlikler üzerine tasarımlar yapılarak, bunların ücretsiz olarak, gene kafelere, sahil kıyısındaki firmalara veya açık alanda hizmet üreten firmalara dağıtılarak yapılmasıdır. Burada ki promosyonel çalışmalar, uzun süre kullanılmaktadır. Firma markalarının senelerce, tüketicilerin gözünün önünde olmalarını sağlamakta, zihinlerinde yer işgal etmektedir.
Bu nedenlerle, promosyon reklam ajansları sürekli bir arayış içerisinde, çalışmalarını sürdürmektedirler. Kimi ajans bütçe durumunda bağlı olarak, kendi bünyesinde AR-GE birimi kurmaktadır. Bu ekip, yukarıda da bahsettiğimiz gibi, yaratıcı promosyon ürünlerinin üretilmesini sağlamaktadırlar. Hangi ürün bu amaçla kullanılabilir, ürünün dikkat çekmesini sağlamak için özelliklerine neler katılabilir, hangi ürün ve ona ait yaratıcı özellikler, hangi markaların tanıtım yatırımlarına dahil edilebilir, gibi sorulara cevap bulmaya çalışmaktadırlar. Bu anlamda çalışma yapan, birimlerden biri de halkla ilişkiler birimidir. AR-GE birimine, kullanılan ve kullanılabilecek ürünler ile ilgili, piyasa araştırmalarında veya tanıtım, iletişim çalışmalarında, önlerine gelen seçenekleri sunarak destek olmaktadırlar. Bu ajanslar, normal tam hizmet olanlardan bağımsız çalışma yapmaktadırlar. Ama kimi zaman tam hizmet ajansları, geniş kapsamlı bir kampanyada bunları kullanabilmektedirler.
Bu kuruluşlar, firmalarla olan bağlantılarını kendileri sağlamaktadırlar. Ya halkla ilişkiler birimi vasıtasıyla ya da firmanın çağrılarıyla bağlantı kurmaktadırlar. Ayrıca tanıtım ajansı, faaliyet gösterdiği bölgelere göre, firmaların promosyonlarını dağıtmaktadırlar, bunların bazıları geniş bir bölge veya ülke çapında, kimisi de yerel alanlarda dağıtımlarını yapmaktadırlar. Promosyon ürün dağıtımı, marka bilinirliğinin yanı sıra, markaların yeni bir ürün ürettikleri zamanlarda, bu ürünün tanınmasını ve talep görmesini sağlayabilmek için, bir minyatürünü üretip, dağıtarak ta yaptırabilmektedir.